Berapa Biaya Layanan Penggajian?

Salah satu komponen terpenting dalam menjalankan bisnis, yang memiliki banyak bagian yang bergerak, adalah mengelola penggajian karyawan Anda. Berurusan dengan hukum pajak, kepatuhan, dan tugas administratif lainnya adalah bagian dari membayar karyawan Anda secara tepat dan tepat waktu. 

Untuk menyederhanakan proses ini, banyak perusahaan menggunakan penyedia layanan penggajian, tetapi pertanyaan tentang berapa biaya layanan penggajian selalu muncul. Dalam artikel ini, Aniday akan membahas variabel-variabel yang memengaruhi biaya layanan penggajian dan memberi Anda gambaran tentang apa yang harus diantisipasi.

1. Berapa Biaya Layanan Penggajian?

Memahami berbagai elemen yang masuk ke dalam penetapan harga layanan penggajian untuk perusahaan Anda sangat penting ketika memperkirakan biaya layanan ini. Ada banyak layanan dan fitur yang ditawarkan penyedia layanan penggajian, dan masing-masing dapat meningkatkan seluruh biaya. 

Berapa Biaya Layanan Penggajian?

Di sini, kami akan menguraikan faktor-faktor utama yang mempengaruhi harga layanan penggajian:

1.1. Layanan Penggajian Dasar

Layanan penggajian dasar biasanya menangani semua operasi pemrosesan penggajian yang diperlukan. Menghitung kompensasi karyawan, melacak potongan pajak, dan mengeluarkan gaji atau transfer langsung semuanya termasuk dalam hal ini. Layanan ini bisa menjadi pilihan yang masuk akal untuk organisasi baru atau kecil. Bergantung pada berapa banyak karyawan yang Anda miliki, layanan penggajian sederhana dapat dikenakan biaya mulai dari $20 hingga $100 setiap bulannya.

1.2. Penggajian dengan Layanan Lengkap

Penggajian dengan layanan lengkap menawarkan kemampuan yang lebih luas dan melampaui kemampuan dasar. Layanan ini sering kali mencakup pelacakan waktu dan kehadiran, administrasi tunjangan, pengajuan pajak dan manajemen kepatuhan, dan bahkan mungkin bantuan dengan sumber daya manusia. Tergantung pada kerumitan kebutuhan Anda, harga untuk penggajian layanan penuh dapat berkisar antara $50 hingga $150 per bulan atau lebih, per orang.

1.3. Model Penetapan Harga

Penyedia layanan penggajian biasanya menggunakan salah satu dari dua model penetapan harga:

Penetapan Harga Per-Karyawan: Dengan model ini, Anda dikenakan biaya dalam jumlah tertentu untuk setiap karyawan di daftar gaji Anda, mulai dari $2 hingga $10 atau lebih per karyawan per bulan. Model ini ideal untuk bisnis dengan jumlah karyawan yang konsisten.

Penetapan Harga Berdasarkan Penggajian: Beberapa penyedia mendasarkan biaya mereka pada jumlah proses penggajian yang Anda tangani setiap bulan. Biaya untuk setiap proses penggajian dapat bervariasi dari $20 hingga $100 atau lebih. Ini adalah pilihan yang lebih mudah beradaptasi untuk perusahaan dengan siklus pembayaran yang berbeda.

1.4. Biaya Tambahan

Selain biaya dasar atau biaya layanan penuh, mungkin ada biaya tambahan yang perlu dipertimbangkan, termasuk:

Biaya Penyiapan: Beberapa penyedia membebankan biaya penyiapan satu kali untuk memasukkan bisnis Anda ke dalam sistem mereka.

Pemrosesan Formulir Pajak Akhir Tahun: Biaya ini mencakup persiapan dan distribusi formulir pajak akhir tahun seperti W-2 dan 1099 untuk karyawan dan kontraktor Anda.

Layanan Tambahan: Jika Anda memerlukan layanan seperti pemrosesan penggajian di hari yang sama atau pelaporan khusus, Anda akan dikenakan biaya tambahan untuk fitur-fitur tambahan ini.

1.5. Panjang Kontrak

Penyedia layanan penggajian dapat menawarkan jangka waktu kontrak yang berbeda. Beberapa menyediakan kontrak per bulan, sementara yang lain membutuhkan komitmen tahunan. Kontrak jangka panjang mungkin menawarkan penghematan biaya atau insentif lainnya. Sangat penting untuk meninjau syarat dan ketentuan dengan cermat sebelum menandatangani kontrak apa pun.

Dengan memahami faktor-faktor ini, Anda dapat membuat keputusan yang tepat tentang biaya layanan penggajian yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran bisnis Anda. Ingatlah bahwa layanan penggajian yang tepat tidak hanya harus terjangkau, tapi juga menyediakan fitur dan dukungan yang diperlukan untuk memastikan manajemen penggajian yang akurat dan sesuai.

2. Biaya Layanan Penggajian Terbaik 

Layanan Penggajian Terbaik yang Harus Anda Pertimbangkan untuk Digunakan di Tahun 2023

2. Faktor Apa Saja yang Mempengaruhi Biaya Layanan Penggajian?

Biaya layanan penggajian dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor. Paket penggajian dasar biasanya menawarkan fitur-fitur penting yang diperlukan untuk pemrosesan penggajian. Ini mungkin termasuk inklusi standar seperti pengajuan W-2 dan 1099, pengajuan asuransi pengangguran, manajemen PTO, tunjangan komuter, dan akses aplikasi seluler karyawan. Namun, penyertaan fitur-fitur ini dapat bervariasi di antara penyedia layanan dan mungkin dikenakan biaya tambahan di luar biaya tetap bulanan.

Frekuensi Anda membayar karyawan juga dapat memengaruhi biaya penggajian, karena banyak layanan penggajian online yang mengenakan biaya per transaksi. Selain itu, ukuran tenaga kerja Anda memainkan peran penting, karena banyak perusahaan menggunakan struktur harga berjenjang berdasarkan jumlah karyawan dalam organisasi Anda. Penting untuk mempertimbangkan potensi pertumbuhan jangka panjang perusahaan Anda saat memilih layanan penggajian untuk memastikan layanan tersebut memberikan solusi yang hemat biaya, tidak hanya untuk kebutuhan Anda saat ini, tetapi juga untuk ekspansi bisnis yang diantisipasi.

Lokasi geografis karyawan Anda dapat mempengaruhi biaya keseluruhan layanan penggajian Anda. Jika tenaga kerja Anda tersebar di berbagai negara bagian atau bahkan negara dan bekerja dari jarak jauh, kerumitan dalam memenuhi persyaratan peraturan dapat mengakibatkan peningkatan biaya layanan. Untuk membuat pilihan yang tepat tentang layanan penggajian Anda, penting untuk memperhitungkan faktor-faktor ini dan memilih penyedia yang sesuai dengan kebutuhan spesifik dan pertimbangan keuangan Anda.

3. 5 Cara Mengurangi Biaya Layanan Penggajian Anda

Bagaimana Cara Mengurangi Biaya Penggajian di Perusahaan Jasa Saya?

Layanan penggajian merupakan pengeluaran penting bagi bisnis, namun ada beberapa strategi untuk mengoptimalkan investasi Anda dan meminimalkan biaya. Berikut adalah lima cara untuk mengurangi biaya layanan penggajian Anda:

3.1. Pilih Paket Terbaik untuk Kebutuhan Anda

Sebelum memutuskan untuk menggunakan penyedia layanan penggajian tertentu, sangat penting untuk melakukan uji tuntas. Mintalah penawaran dari beberapa penyedia dan bandingkan dengan cermat. Struktur harga setiap penyedia layanan berbeda-beda, dan dengan menilai kebutuhan penggajian spesifik Anda, Anda dapat mengidentifikasi penawaran terbaik untuk bisnis Anda. Pertimbangkan faktor-faktor seperti jumlah karyawan, kompleksitas penggajian Anda, dan layanan tambahan apa pun yang mungkin Anda perlukan, seperti kepatuhan pajak atau administrasi tunjangan.

3.2. Mengotomatiskan Tugas Sebanyak Mungkin

Otomatisasi adalah alat penghemat biaya yang ampuh. Sederhanakan proses penggajian Anda dengan mengotomatiskan tugas-tugas seperti pencatatan waktu kerja, penghitungan pajak, dan menyederhanakan kebijakan cuti. Memberikan akses kepada karyawan untuk memperbarui informasi akun mereka juga dapat mengurangi biaya administrasi. Otomatisasi tidak hanya menghemat waktu tetapi juga meminimalkan potensi kesalahan, sehingga mengurangi kebutuhan koreksi yang mahal di masa depan.

3.3. Evaluasi Layanan Anda Secara Teratur

Jangan menetapkan dan melupakan layanan penggajian Anda. Tinjau secara berkala paket layanan penggajian Anda dan biaya tambahan yang terkait. Seiring perkembangan bisnis Anda, kebutuhan penggajian Anda dapat berubah. Dengan tetap waspada, Anda dapat memastikan bahwa Anda tidak membayar untuk layanan atau fitur yang tidak lagi diperlukan. Evaluasi rutin dapat membantu Anda memangkas biaya yang tidak perlu dan menjaga biaya penggajian Anda tetap terkendali.

3.4. Pertimbangkan untuk Menggunakan Satu Penyedia untuk Beberapa Layanan

Beberapa penyedia layanan penggajian menawarkan solusi paket yang mencakup manajemen SDM dan tunjangan selain penggajian. Menggabungkan layanan dengan satu penyedia dapat menghasilkan penghematan biaya. Anda dapat menerima diskon atau harga khusus untuk paket komprehensif. Dengan menggunakan satu penyedia untuk beberapa layanan, Anda tidak hanya menghemat uang tetapi juga mendapatkan keuntungan dari solusi yang efisien dan terintegrasi.

3.5. Mengurangi Kesalahan Penggajian

Kesalahan penggajian dapat merugikan dalam hal waktu dan uang. Biro Statistik Tenaga Kerja AS memperkirakan bahwa bisnis mengalami tingkat kesalahan penggajian sebesar 1,2% per periode pembayaran. Hal ini mengakibatkan biaya yang sangat besar dari waktu ke waktu. Sebagai contoh, sebuah bisnis dengan sepuluh karyawan yang berpenghasilan $1.000 per minggu dapat membuat kesalahan sebesar $6.240 dalam satu tahun.

Mengurangi kesalahan penggajian melibatkan pengambilan keputusan yang tepat mengenai siapa yang menangani penggajian dan sistem yang Anda gunakan. Berinvestasi pada perangkat lunak penggajian yang akurat dan dapat diandalkan dapat membantu meminimalkan kesalahan. Tinjau data penggajian Anda secara konsisten dan ambil langkah proaktif untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan pajak, hindari biaya tak terduga atau denda yang terkait dengan kesalahan.

Kesimpulannya

Memahami biaya yang terkait dengan layanan penggajian adalah hal yang sangat penting bagi bisnis dari semua ukuran. Dengan mempelajari faktor-faktor yang memengaruhi harga, membandingkan penyedia layanan, dan menerapkan strategi penghematan biaya, Anda dapat memastikan manajemen penggajian yang akurat tanpa menghabiskan banyak uang. 

Memilih dengan bijak, untuk layanan penggajian yang efisien dan terjangkau bukan hanya investasi untuk karyawan Anda, tetapi juga fondasi untuk kesuksesan finansial bisnis Anda. Kami harap artikel dari Aniday ini memberikan Anda pemahaman yang mendalam tentang berapa biaya layanan penggajian.