Bagaimana SDM dapat menjadi cepat tanggap

Dalam lanskap bisnis yang berubah dengan cepat, di mana kemampuan beradaptasi dan daya tanggap menjadi sangat penting, tidak terkecuali departemen Sumber Daya Manusia (SDM). Praktik HR tradisional yang kaku dan kaku di masa lalu mulai digantikan dengan pendekatan yang lebih dinamis dan lincah. 

Dalam blog ini, Aniday akan mengeksplorasi bagaimana HR dapat menjadi lincah, mengapa hal ini penting bagi organisasi modern, dan bagaimana HR dapat merangkul kelincahan untuk tetap relevan dan efektif di tempat kerja abad ke-21. Mari selami perjalanan transformatif HR menuju ketangkasan.

Apa yang dimaksud dengan Agile dalam HR?

Metodologi Agile, yang awalnya diterapkan dalam pengembangan perangkat lunak dan manajemen proyek, menekankan pendekatan berulang dan kolaboratif untuk mencapai solusi produk yang lebih cepat melalui langkah-langkah bertahap. Pendekatan ini memungkinkan untuk menguji ide dan beradaptasi dengan perubahan dengan cepat, sehingga menghasilkan inovasi yang lebih besar, implementasi yang lebih cepat, dan peningkatan efisiensi.

SDM Tradisional vs SDM yang Gesit

• SDM tradisional bergantung pada struktur dan aturan hierarki yang ketat. 
• HR yang tangkas mengadopsi pendekatan yang lebih sederhana dan lebih kolaboratif yang menekankan pada umpan balik, inovasi, dan keterlibatan.

Manfaat Kepemimpinan SDM yang Tangkas

Di balik tampilan luar yang tampak kacau dari pendekatan SDM yang tangkas, terdapat metodologi yang dipikirkan dengan matang. Manfaat mengadopsi pendekatan SDM yang tangkas mencakup, namun tidak terbatas pada, hal-hal berikut ini:

• Peningkatan Kolaborasi Tim: SDM yang lincah mendorong peningkatan komunikasi dan kolaborasi di antara karyawan dari berbagai bagian organisasi. Menekankan transparansi, pendekatan ini membangun kepercayaan di dalam tim.
• Umpan Balik yang Teratur: Pendekatan HR yang tangkas memastikan penerimaan umpan balik yang konsisten dan sering. Hal ini memungkinkan HR untuk mengembangkan solusi yang tidak hanya relevan tetapi juga sangat efektif.
• Kemampuan beradaptasi: Kelincahan metodologi ini menjadi sangat jelas pada saat terjadi perubahan, seperti yang ditunjukkan selama pandemi. Pendekatan "uji, pelajari, dan optimalkan" memungkinkan tim untuk dengan cepat beradaptasi dengan kondisi yang terus berubah.
• Pengukuran Berorientasi pada Hasil: Agile memberikan penekanan yang kuat pada hasil, yang tercermin dalam dasbor dan visualisasi saat ini. Hasilnya, departemen SDM dapat menunjukkan hasil nyata yang terkait dengan waktu, biaya, dan kinerja dari inisiatif apa pun.

Bagaimana SDM dapat menjadi lincah dengan retrospektif

1. Praktik Terbaik Pertemuan Retrospektif

Untuk hasil yang optimal, pertemuan Retrospektif paling efektif dengan jumlah peserta berkisar antara tiga hingga tujuh orang. Biasanya, tim bertemu setiap dua minggu untuk sesi satu jam selama proyek atau masa kerja tim. 

Selama fase-fase awal proyek, pertemuan mingguan yang lebih sering atau sesi satu setengah jam yang diperpanjang dapat bermanfaat. Disarankan untuk menunjuk seorang moderator terlebih dahulu, sebaiknya pada akhir Retrospeksi sebelumnya, dengan praktik yang bermanfaat adalah rotasi peran moderator untuk setiap pertemuan.

2. Tahap Pencetusan Ide

Pada awal pertemuan, moderator menetapkan waktu 15 menit untuk memulai fase ide. Setiap anggota tim diberikan kartu indeks kosong dan spidol, di mana mereka menuliskan secara singkat topik yang ingin mereka diskusikan, mirip dengan judul. Mereka juga menunjukkan apakah topik tersebut termasuk dalam kategori "Senang", "Sedih", atau "Menyedihkan". Setiap topik diberikan kartu indeksnya sendiri.

Ketika waktu habis, spidol akan disisihkan. Moderator menetapkan waktu 10 menit untuk mengumpulkan kartu indeks dan mengkategorikannya ke dalam "Senang", "Meh", dan "Sedih". Selanjutnya, kartu-kartu tersebut ditinjau bersama tim. Setiap kartu dibacakan dengan lantang, dengan 30 detik dialokasikan untuk penjelasan tambahan, dengan menekankan bahwa ini bukan waktu untuk berdiskusi. Moderator memastikan efisiensi.

Kategori "Bahagia" adalah kesempatan untuk merayakan, dengan sorak-sorai dan tepuk tangan untuk meningkatkan semangat tim dalam persiapan untuk diskusi berikutnya yang berpotensi menantang. Moderator dengan waspada mengatur waktu untuk memastikan semua kartu dibacakan dengan lantang sebelum waktunya habis.

3. Fase Seleksi

Tim sekarang beralih ke fase seleksi. Moderator mengatur timer lima menit, yang memungkinkan tim untuk memilih topik selama sisa pertemuan. Setiap anggota tim memiliki tiga suara, menggunakan spidol mereka untuk menandai pilihan mereka pada kartu. 

Mereka dapat mengalokasikan ketiga suara pada satu kartu jika mereka mau. Setelah semua peserta selesai memberikan suara atau ketika waktu habis, kartu-kartu tersebut akan diprioritaskan berdasarkan jumlah suara yang diterima.

4. Fase Diskusi

Pada tahap diskusi, moderator akan memulai dengan pengatur waktu selama 15 menit, memberikan waktu satu menit kepada orang yang menulis kartu yang sedang didiskusikan untuk memulai percakapan. Tujuan utama dari diskusi ini adalah untuk menghasilkan item yang dapat ditindaklanjuti.

Peran moderator sangat penting dalam menjaga fokus diskusi dan terus meminta kelompok untuk mendapatkan item tindakan yang potensial. Butir-butir tindakan ini merupakan inti dari retrospeksi, karena mereka memberikan tujuan dan signifikansi pada pertemuan tersebut.

Setelah pengatur waktu berakhir, fase diskusi diulangi untuk dua topik berikutnya, dengan pengatur waktu lima menit yang dialokasikan untuk masing-masing topik.

5. Meninjau dan Menetapkan Butir-butir Tindakan

Lima menit terakhir dari rapat didedikasikan untuk meninjau dan menetapkan item tindakan. Setiap item dikaitkan dengan pemiliknya, sebuah langkah penting dalam proses yang memastikan seseorang bertanggung jawab untuk memajukan item tersebut.

6. Mengadaptasi Retrospektif ke Tim Orang

Meskipun format ini mungkin terlihat terstruktur, namun format ini sangat mudah beradaptasi. Khususnya, tidak ada aspek dari proses ini yang eksklusif untuk pengembangan perangkat lunak. Hal ini juga dapat diterapkan pada berbagai konteks tim. Diskusi pengembangan perangkat lunak dapat mencakup topik-topik seperti strategi pengujian, peningkatan alat, masalah penerapan, dan dinamika antarpribadi.

Namun, pendekatan retrospektif dua mingguan bermanfaat bagi tim mana pun, termasuk People Team. Untuk People Team, retrospektif yang paling efektif terjadi di dalam kelompok yang sering berinteraksi atau menjalankan peran yang serupa. Area diskusi yang produktif bisa berkisar pada prospek, komunikasi kandidat, negosiasi, dan tentunya orientasi.

Retrospektif juga bermanfaat bagi tim lintas fungsi seperti tim perekrutan Anda. Kami telah menggunakan format ini untuk meningkatkan proses wawancara kami. Misalnya, perekrut kami yang berfokus pada bidang teknik mempertemukan manajer perekrutan teknik dan pewawancara untuk pertemuan retrospektif.

Dalam sesi ini, kami menilai efektivitas wawancara dalam rencana perekrutan kami, mengidentifikasi bidang-bidang yang menjadi perhatian. Perekrut kami memberikan data tentang tingkat kelulusan wawancara dan hasil survei kandidat.

Dengan berkolaborasi, kami menerapkan perubahan untuk memastikan penilaian atribut kandidat yang tepat dan menciptakan proses evaluasi yang adil bagi para kandidat dengan latar belakang teknis yang beragam. Kami juga membahas penerimaan penawaran dan keterlibatan kandidat.

Untuk posting blog, Aniday telah mengeksplorasi "Bagaimana SDM bisa menjadi gesit." Wawasan yang diperoleh telah membuat kami memberikan lebih banyak waktu kepada kandidat untuk bertanya tentang tim masa depan mereka, yang pada gilirannya, memungkinkan kami untuk menyampaikan dengan lebih baik mengapa memilih Aniday adalah keputusan yang tepat. Retrospeksi menawarkan banyak jalan untuk meningkatkan proses Tim SDM Anda secara terus-menerus, tidak hanya meningkatkan pengalaman kandidat tetapi juga mendorong kesejahteraan dan efektivitas tim Anda.