Bagaimana cara memecat karyawan: Panduan Perusahaan

Menyakitkan tapi Harus

Memecat karyawan adalah salah satu tugas yang paling sulit dan tidak menyenangkan yang dapat dihadapi siapa pun. Hal ini dapat menimbulkan stres secara emosional, berisiko secara hukum, dan berpotensi merusak moral dan produktivitas anggota tim yang tersisa. Namun, terkadang Anda harus memberhentikan karyawan yang tidak berkinerja baik, melanggar kebijakan perusahaan, atau merugikan nama baik atau profitabilitas organisasi.

Namun, bagaimana cara memecat karyawan dengan cara yang profesional, etis, dan terhormat? Bagaimana Anda dapat meminimalkan dampak negatif dari pemecatan karyawan terhadap bisnis dan tim Anda? Bagaimana Anda bisa secara efektif menangani logistik dan transisi setelah pemecatan tanpa menyebabkan kerugian lebih lanjut?

Dalam artikel blog ini, kami akan memberikan Anda semua jawaban dan banyak lagi. Dengan mengikuti panduan ini, kami di Aniday bertujuan untuk membekali Anda dengan cara-cara untuk memecat karyawan yang adil, manusiawi, dan sesuai dengan hukum.

Persiapan

Sebelum Anda memecat seorang karyawan, Anda harus mempersiapkan diri dengan baik untuk proses pemecatan. Hal ini meliputi:

Meninjau dan Mendokumentasikan Masalah Kinerja

Langkah pertama adalah meninjau dan mendokumentasikan masalah kinerja yang menyebabkan Anda memutuskan untuk memecat karyawan tersebut. Sebagian besar pemberi kerja seharusnya sudah memiliki bukti-bukti yang mengarah pada keputusan untuk memberhentikan karyawan tersebut, sehingga Anda harus memiliki bukti yang jelas dan objektif yang mendukung keputusan Anda, seperti

• Tinjauan kinerja
• Peringatan tertulis
• Umpan balik dari klien atau rekan kerja
• Data atau metrik yang menunjukkan hasil atau kemajuan yang buruk
• Catatan kesalahan atau pelanggaran kebijakan

Anda juga harus memastikan bahwa Anda telah mengikuti proses manajemen kinerja perusahaan Anda, seperti menetapkan tujuan, memberikan umpan balik, menawarkan pembinaan atau pelatihan, dan memberikan kesempatan untuk perbaikan untuk memastikan pemutusan hubungan kerja yang adil. Anda juga harus memastikan bahwa Anda telah mengkomunikasikan harapan dan kekhawatiran Anda kepada karyawan dengan jelas dan konsisten.

Meninjau dan mendokumentasikan masalah kinerja akan membantu Anda membenarkan keputusan Anda, menghindari perselisihan hukum, dan berkomunikasi secara efektif dengan karyawan selama rapat pemutusan hubungan kerja, sehingga mengurangi ruang untuk mengeksploitasi keputusan Anda atau mengakhiri hubungan dengan cara yang tidak baik. 

Berkonsultasi dengan Tim SDM dan Hukum

Langkah kedua adalah berkonsultasi dengan tim SDM dan hukum Anda sebelum memecat seorang karyawan karena mereka dapat membantu Anda melindungi perusahaan Anda dari potensi tuntutan hukum, denda, atau hukuman. Mereka juga akan membantu Anda menangani proses pemutusan hubungan kerja dengan lancar dan profesional. Mereka melakukan hal ini dengan:

• Memverifikasi bahwa Anda memiliki alasan yang cukup untuk melakukan pemutusan hubungan kerja
• Memastikan bahwa Anda mematuhi undang-undang dan peraturan federal, negara bagian, dan lokal
• Menghindari diskriminasi atau klaim pembalasan
• Mempersiapkan dokumen dan informasi yang diperlukan, seperti surat pemutusan hubungan kerja, perjanjian pesangon, kelanjutan tunjangan, NDA, dll.
• Merencanakan logistik rapat pemutusan hubungan kerja, seperti waktu, tempat, saksi, langkah-langkah keamanan, dll.

Tentukan Pendekatan Pemecatan

Langkah ketiga adalah menentukan pendekatan pemecatan yang paling sesuai dengan situasi dan gaya Anda. Ada beberapa cara untuk memecat karyawan tergantung pada tingkat keparahan masalah kinerja mereka, hubungan mereka dengan perusahaan, dan potensi reaksi mereka. Disarankan untuk melakukan pemecatan secara perlahan dan mudah, namun tergantung dari situasinya, sikap yang lebih tegas mungkin diperlukan. Beberapa pendekatan pemecatan yang umum dilakukan adalah:

• Pendekatan langsung: Anda memberi tahu karyawan secara langsung bahwa mereka dipecat dan menjelaskan alasannya secara singkat. Pendekatan ini cocok untuk kasus-kasus di mana terdapat alasan yang serius untuk pemecatan, seperti pencurian, kekerasan, atau penipuan.
• Pemisahan secara transparan: Anda memberi tahu karyawan bahwa mereka akan dipecat pada waktunya dan mendorong mereka untuk mencari pekerjaan lain sesegera mungkin. Pendekatan ini cocok untuk kasus-kasus di mana tidak ada alasan langsung untuk pemutusan hubungan kerja, namun ada ketidakcocokan yang jelas antara keterampilan atau kecocokan karyawan dengan kebutuhan perusahaan.
• Pembinaan keluar: Anda membantu karyawan menemukan pekerjaan lain di dalam atau di luar perusahaan dengan memberikan panduan, dukungan, rujukan, atau rekomendasi. Pendekatan ini cocok untuk kasus-kasus di mana tidak ada alasan untuk pemecatan, namun ada kesepakatan bersama bahwa karyawan tersebut akan lebih baik bekerja di tempat lain. 

Menentukan pendekatan pemecatan akan membantu Anda mempersiapkan nada dan isi percakapan Anda dengan karyawan. Hal ini juga akan membantu Anda menyeimbangkan antara bersikap tegas dan berbelas kasih.

Melakukan Pemutusan Hubungan Kerja

Setelah Anda mempersiapkan proses pemutusan hubungan kerja, Anda harus melakukannya dengan cara yang terhormat dan bermartabat. Hal ini meliputi:

Menjadwalkan pertemuan pribadi dengan karyawan

Langkah pertama adalah menjadwalkan pertemuan pribadi dengan karyawan pada waktu dan tempat yang tepat. Anda harus menghindari memecat karyawan di depan umum atau melalui email atau telepon. Anda juga harus menghindari memecat karyawan pada hari Jumat atau sebelum hari libur atau cuti bersama. Anda harus memilih waktu ketika Anda berdua tenang dan tenang, dan selalu ingat bahwa Anda harus melakukan hal ini dengan menghormati perasaan dan citra profesional karyawan, terutama di negara-negara timur, di mana citra memainkan peran penting dalam tatanan sosial dan budaya mereka.

Anda juga harus memberi tahu perwakilan SDM atau manajer lain untuk bergabung dengan Anda sebagai saksi. Mereka dapat membantu Anda menangani pertemuan tersebut secara profesional dan memberikan dukungan kepada karyawan atau Anda jika diperlukan. 

Menjadwalkan pertemuan pribadi dengan karyawan akan membantu Anda menjaga kerahasiaan dan rasa hormat. Hal ini juga akan membantu Anda menghindari interupsi atau gangguan yang tidak perlu.

Menjelaskan alasan pemutusan hubungan kerja dengan jelas dan hormat

Langkah kedua adalah menjelaskan alasan pemutusan hubungan kerja dengan jelas dan penuh hormat kepada karyawan. Anda harus melakukannya:

• Mulailah dengan pernyataan positif, seperti berterima kasih kepada karyawan atas layanan mereka atau mengakui kontribusi mereka
• Menyatakan bahwa keputusan tersebut bersifat final dan tidak dapat dinegosiasikan
• Berikan penjelasan singkat dan faktual mengenai masalah kinerja yang menyebabkan keputusan tersebut, dengan merujuk pada dokumentasi Anda
• Hindari serangan, kritik, atau menyalahkan secara pribadi
• Ungkapkan empati dan penyesalan atas situasi tersebut
• Menjawab setiap pertanyaan yang mungkin diajukan karyawan

Menjelaskan alasan pemutusan hubungan kerja dengan jelas dan penuh rasa hormat akan membantu Anda mengomunikasikan keputusan Anda secara efektif dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahpahaman atau kebencian. Hal ini juga akan membantu Anda menunjukkan bahwa Anda bersikap adil dan profesional. 

Menggunakan metode "Hamburger" di sini untuk berkomunikasi dengan karyawan dengan memulai dengan hal yang positif, menyingkirkan hal negatif dalam bagian utama percakapan Anda, dan mengakhirinya dengan hal yang positif juga akan membuat seluruh proses pemecatan tampak tidak terlalu keras, sehingga membantu Anda menunjukkan keadilan, profesionalisme, dan tidak mengucilkan atau menjauhkan orang yang Anda pecat.

Menyediakan dokumen dan informasi yang relevan

Langkah ketiga adalah memberikan dokumen dan informasi yang relevan kepada karyawan. Hal ini mencakup:

• Surat pemutusan hubungan kerja yang mengonfirmasi tanggal dan alasan pemutusan hubungan kerja, serta pesangon atau tunjangan apa pun yang menjadi hak karyawan
• Perjanjian pesangon yang menguraikan syarat dan ketentuan paket pesangon, seperti jumlah, durasi, dan metode pembayaran pesangon, serta klausul kerahasiaan atau larangan bersaing yang harus ditandatangani oleh karyawan
• Surat kelanjutan tunjangan yang menjelaskan bagaimana karyawan dapat melanjutkan atau menghentikan asuransi kesehatan, program pensiun, atau tunjangan lainnya setelah pemutusan hubungan kerja
• Gaji terakhir yang mencakup gaji karyawan hingga tanggal pemutusan hubungan kerja, serta cuti liburan atau cuti sakit yang belum digunakan, bonus, komisi, atau pembayaran lain yang menjadi hak karyawan
• Dokumen atau formulir lain yang diwajibkan oleh hukum atau kebijakan perusahaan, seperti formulir pajak, formulir wawancara keluar, surat referensi, dll.

Memberikan dokumen dan informasi yang relevan kepada karyawan akan membantu Anda mematuhi kewajiban hukum dan kontrak pemutusan hubungan kerja. Hal ini juga akan membantu Anda memberikan kejelasan dan kepastian kepada karyawan.

Mengatasi masalah logistik dan transisi yang tersisa

Langkah keempat adalah menangani masalah logistik dan transisi yang mungkin timbul akibat pemutusan hubungan kerja. Hal ini termasuk:

• Mengumpulkan semua properti perusahaan yang dimiliki karyawan, seperti kunci, lencana, laptop, telepon, dll.
• Memberikan properti pribadi apa pun yang ditinggalkan karyawan di tempat kerja mereka, seperti file, barang, dll.
• Mencabut akses atau hak istimewa apa pun yang dimiliki karyawan terhadap sistem, jaringan, akun, dan lain-lain milik perusahaan.
• Mengatur transportasi atau bantuan keamanan yang mungkin diperlukan karyawan untuk meninggalkan tempat kerja
• Mendiskusikan proyek atau tugas yang sedang berlangsung atau yang tertunda yang melibatkan karyawan dan bagaimana proyek atau tugas tersebut akan dialihkan atau diselesaikan oleh anggota tim lainnya
• Meminta umpan balik atau saran yang mungkin dimiliki karyawan untuk meningkatkan kinerja atau budaya perusahaan

Mengatasi masalah logistik dan transisi yang tersisa akan membantu Anda memastikan proses pemutusan hubungan kerja yang lancar dan teratur. Hal ini juga akan membantu Anda menjaga hubungan yang positif dan profesional dengan karyawan tersebut.

Tindakan Setelah Pemutusan Hubungan Kerja

Setelah Anda mengadakan rapat pemutusan hubungan kerja, Anda perlu melakukan beberapa tindakan pasca pemutusan hubungan kerja untuk menyelesaikan proses pemutusan hubungan kerja. Hal ini meliputi:

Mengumpulkan Properti Perusahaan dan Memberikan Gaji Terakhir

Langkah pertama adalah mengumpulkan semua properti perusahaan yang dimiliki karyawan dan memberikan gaji terakhir. Anda harus melakukannya:

• Memastikan bahwa Anda telah menerima semua properti perusahaan yang Anda minta dari karyawan
• Memastikan bahwa tidak ada kerusakan atau kehilangan pada properti perusahaan
• Memastikan bahwa Anda telah memberikan semua properti pribadi yang ditinggalkan karyawan di tempat kerja mereka
• Memastikan bahwa Anda telah membayar gaji terakhir karyawan secara penuh dan tepat waktu
• Memberikan tanda terima atau konfirmasi pembayaran kepada karyawan
• Mengumpulkan properti perusahaan dan memberikan gaji terakhir akan membantu Anda melindungi aset dan kepentingan perusahaan. Hal ini juga akan membantu Anda memenuhi kewajiban hukum dan kontrak Anda kepada karyawan.

Berkomunikasi dengan Anggota Tim Lainnya

Langkah kedua adalah berkomunikasi dengan anggota tim lainnya mengenai pemberhentian karyawan. Anda harus

• Memberitahukan anggota tim Anda tentang kepergian karyawan sesegera mungkin
• Jelaskan alasan pemberhentian secara singkat dan penuh hormat tanpa mengungkapkan informasi rahasia atau pribadi apa pun
• Mengungkapkan penghargaan Anda atas kontribusi karyawan dan mendoakan yang terbaik untuk usaha mereka di masa depan
• Menjawab setiap pertanyaan atau kekhawatiran yang mungkin dimiliki anggota tim Anda tentang pemutusan hubungan kerja
• Yakinkan anggota tim Anda tentang keamanan kerja dan ekspektasi kinerja mereka
• Beritahukan kepada anggota tim lainnya jika ada orang lain yang akan masuk untuk mengambil alih peran pekerjaan tersebut.

Berkomunikasi dengan anggota tim Anda tentang pemberhentian seorang karyawan akan membantu Anda menjaga transparansi dan kepercayaan di dalam tim Anda. Hal ini juga akan membantu Anda mencegah rumor, gosip, atau spekulasi yang dapat mempengaruhi moral dan produktivitas tim Anda.

Mengevaluasi dan Menyesuaikan Tugas dan Tanggung Jawab Tim

Langkah ketiga adalah mengevaluasi dan menyesuaikan tugas dan tanggung jawab tim Anda setelah pemberhentian karyawan. Anda harus

• Menilai bagaimana kepergian seorang karyawan memengaruhi beban kerja, kapasitas, dan tujuan tim Anda
• Mengidentifikasi kesenjangan atau tantangan yang mungkin timbul akibat kehilangan seorang karyawan
• Menugaskan peran dan tanggung jawab baru kepada anggota tim yang ada atau merekrut anggota tim baru untuk mengisi kekosongan
• Memberikan pelatihan, pembinaan, atau pendampingan kepada anggota tim Anda untuk membantu mereka beradaptasi dengan peran atau tugas baru mereka
• Memantau dan mengevaluasi kinerja dan kemajuan tim Anda setelah melakukan perubahan
• Mengevaluasi dan menyesuaikan tugas dan tanggung jawab tim Anda setelah memberhentikan karyawan akan membantu Anda mengoptimalkan efisiensi, efektivitas, dan kepuasan tim Anda. Hal ini juga akan membantu Anda mencapai tujuan dan hasil bisnis Anda tanpa adanya perubahan arah dari ketiadaan karyawan yang dipecat.

Seni Memecat

Memecat karyawan adalah keputusan sulit yang membutuhkan perencanaan, eksekusi, dan tindak lanjut yang matang. Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat mempelajari cara memecat karyawan dengan cara yang profesional, etis, dan terhormat. Anda juga dapat meminimalisir dampak negatif dari pemecatan karyawan terhadap bisnis dan tim Anda.

Aniday berharap panduan ini dapat membantu Anda memahami cara memecat karyawan dengan lebih baik. Jika Anda memiliki pertanyaan atau masukan, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami akan sangat senang mendengarnya dari Anda. Terima kasih telah membaca!