Aturan Rekrutmen: Semua yang Perlu Anda Ketahui di Tahun 2023

40% dari angkatan kerja dapat meninggalkan pekerjaan mereka saat ini dalam waktu satu tahun, dan pada tahun 2030, lebih dari 85 juta pekerjaan dapat tetap tidak terisi karena kurangnya tenaga kerja terampil. Selain itu, 54% pencari kerja mungkin akan meninggalkan lamaran jika mereka merasakan ketidaksesuaian dalam proses rekrutmen. 

Dalam blog ini, Aniday akan membahas tentang kepatuhan perekrutan, mengeksplorasi apa artinya bagi perekrut, mengapa hal ini penting di tahun 2023, undang-undang kepatuhan utama dan praktik terbaik, dan bagaimana melindungi data kandidat.

Apa Artinya bagi Perekrut?

Merekrut talenta terbaik semakin menantang, dan undang-undang kepatuhan yang baru membawa risiko finansial dan pencitraan merek bagi bisnis yang tidak patuh. Dalam diskusi ini, kami akan membahas kepatuhan perekrutan tahun 2023, yang membantu bisnis Anda menarik talenta terbaik sekaligus menghindari masalah kepatuhan dan diskriminasi.

Kepatuhan Rekrutmen: Apa itu?

Kepatuhan perekrutan berarti mengikuti standar perekrutan yang sah dan etis, mencegah diskriminasi berdasarkan berbagai faktor. Di AS, Komisi Kesempatan Kerja yang Setara (Equal Employment Opportunity Commission/EEOC) dan Kantor Program Kepatuhan Kontrak Federal (Office of Federal Contract Compliance Programs/ OFCCP) mengawasi kepatuhan.

Di Eropa, organisasi harus mematuhi undang-undang ketenagakerjaan Uni Eropa. Sebagai perekrut, mematuhi pedoman ini sangat penting untuk merekrut kandidat terbaik sekaligus menghindari risiko hukum dan reputasi.

Mengapa Kepatuhan Rekrutmen Penting di Tahun 2023?

Kepatuhan perekrutan sangat penting di tahun 2023, untuk memastikan kesempatan kerja yang setara bagi semua orang sekaligus melindungi bisnis dari dampak hukum. Signifikansi kepatuhan rekrutmen pada tahun 2023 didorong oleh:

1. Persyaratan Hukum dan Peraturan

Hukum dan peraturan rekrutmen selalu berubah, sehingga kepatuhan diperlukan untuk menghindari konsekuensi hukum, denda, dan hukuman.

2. Mencegah Diskriminasi

Kepatuhan perekrutan mencegah diskriminasi berdasarkan faktor-faktor seperti ras, jenis kelamin, usia, dan agama, serta mempromosikan keberagaman dan inklusivitas.

3. Melindungi Privasi Data

Kepatuhan rekrutmen melindungi privasi informasi pribadi dan sensitif pelamar yang dikumpulkan selama proses perekrutan.

4. Membangun Reputasi Positif

Kepatuhan meningkatkan reputasi organisasi, menarik talenta terbaik, dan meningkatkan tingkat retensi.

5. Memastikan Kandidat dengan Kualifikasi Terbaik Dipekerjakan

Kepatuhan memastikan organisasi memilih kandidat yang paling memenuhi syarat, membina tenaga kerja yang terampil dan produktif.

Hukum Kepatuhan Rekrutmen Utama dan Praktik Terbaik

Peraturan perekrutan berbeda berdasarkan negara dan negara bagian tertentu:

1. Amerika Serikat

Di Amerika Serikat, beberapa undang-undang dan peraturan sangat penting untuk kepatuhan rekrutmen, termasuk:

• Title VII of the Civil Rights Act: melarang diskriminasi berdasarkan ras, warna kulit, agama, jenis kelamin, dan asal negara.
• Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA): Mengharuskan akomodasi yang wajar bagi kandidat penyandang disabilitas.
• Undang-Undang Diskriminasi Usia dalam Ketenagakerjaan (ADEA): Melindungi dari diskriminasi berdasarkan usia.
• Undang-Undang Pelaporan Kredit yang Adil (Fair Credit Reporting Act (FCRA)): Mengatur pemeriksaan latar belakang ...

Praktik terbaik termasuk membuat deskripsi pekerjaan yang jelas, menggunakan metode pencarian yang beragam, menyimpan catatan terperinci, dan melatih perekrut tentang kepatuhan.

2. Eropa dan Inggris Raya

Di Eropa, GDPR merupakan landasan perlindungan data yang berdampak pada proses perekrutan. Perekrut harus mendapatkan persetujuan kandidat untuk pemrosesan data, memberikan transparansi, dan segera merespons permintaan data. Di Inggris, peraturan serupa berlaku, bersama dengan Equality Act 2010, yang melarang diskriminasi.

Cara Tetap Patuh Saat Merekrut

Tetap patuh selama proses rekrutmen melibatkan beberapa area utama:

1. Deskripsi Pekerjaan yang sesuai

• Gunakan bahasa yang jelas, akurat, dan inklusif dalam deskripsi pekerjaan.
• Soroti kualifikasi dan tanggung jawab yang penting.
• Hindari istilah khusus gender.

2. Proses Wawancara yang Patuh

• Gunakan pertanyaan standar untuk wawancara terstruktur dengan semua pelamar.
• Latih pewawancara untuk menghindari pertanyaan yang bias atau diskriminatif.
• Dokumentasikan hasil wawancara, dengan menekankan pada kualifikasi dan keterampilan.

3. Tawaran, Kontrak, dan Komunikasi Pekerjaan yang Patuh

• Pastikan bahwa tawaran dan kontrak kerja konsisten dan mematuhi semua persyaratan hukum.
• Mengkomunikasikan rincian penawaran, kompensasi, dan tunjangan secara transparan.
• Memberikan kesempatan yang sama untuk bernegosiasi.

Tantangan Kepatuhan Perekrutan

Kepatuhan perekrutan dapat menjadi upaya yang kompleks karena berbagai tantangan:

• Peraturan yang Terus Berkembang: Hukum sering berubah, sehingga sulit untuk tetap mengikuti perkembangan persyaratan kepatuhan.
• Perbedaan Geografis: Lokasi yang berbeda memiliki aturan kepatuhan yang berbeda-beda, sehingga menyulitkan konsistensi bagi organisasi multinasional.
• Privasi Data: Melindungi data kandidat, sesuai dengan GDPR atau CCPA, menghadirkan tantangan yang signifikan.
• Bias dan Diskriminasi: Menghilangkan bias dan memastikan evaluasi yang adil selama proses perekrutan merupakan perjuangan yang berkelanjutan.
• Kesempatan yang Sama: Menyeimbangkan keragaman dan keadilan membutuhkan perencanaan yang matang.
• Penyimpanan Catatan: Menyimpan catatan yang teliti untuk audit dan tujuan hukum dapat memakan waktu.
• Kepatuhan Pihak Ketiga: Memastikan kepatuhan terhadap agen perekrutan pihak ketiga bisa jadi rumit.
• Pelatihan dan Kesadaran: Memastikan personel memiliki pengetahuan yang memadai tentang langkah-langkah kepatuhan sangatlah penting.
• Integrasi Teknologi: Teknologi dapat menimbulkan tantangan kepatuhan baru.
• Risiko Reputasi: Pelanggaran kepatuhan dapat merusak reputasi organisasi dan menghalangi talenta terbaik.

Mempertahankan Kepatuhan Perekrutan: Praktik Terbaik

Untuk menjaga kepatuhan perekrutan secara efektif, ikuti langkah-langkah utama berikut ini:

• Tetap Terinformasi: Ikuti perkembangan hukum dan praktik terbaik industri.
• Buatlah Deskripsi Pekerjaan yang Jelas: Pastikan bahasa yang digunakan tidak bias dan representasi yang akurat dari persyaratan pekerjaan.
• Standarisasi Wawancara: Gunakan wawancara terstruktur dengan pertanyaan standar untuk menghindari bias.
• Pemeriksaan Latar Belakang: Ikuti panduan hukum, informasikan kepada kandidat, dan memungkinkan penyelesaian sengketa.
• Privasi Data: Lindungi data kandidat, patuhi GDPR dan CCPA jika berlaku.
• Pelatihan Karyawan: Melatih karyawan tentang kepatuhan dan memperbarui pengetahuan mereka secara teratur.
• Memantau dan Mengaudit: Meninjau proses secara berkala dan melakukan audit kepatuhan.
• Menjaga Transparansi: Selalu memberi informasi kepada kandidat selama proses perekrutan.
• Mencari Bimbingan Hukum: Berkonsultasi dengan penasihat hukum jika tidak yakin tentang masalah kepatuhan.
• Dokumentasikan Semuanya: Simpan catatan menyeluruh tentang proses perekrutan.
• Konsistensi: Pastikan praktik kepatuhan yang konsisten di semua lokasi.
• Manajemen Reputasi: Reputasi yang positif akan menarik talenta terbaik; kepatuhan memainkan peran penting.
• Tinjau Hubungan dengan Pihak Ketiga: Pastikan agen perekrutan pihak ketiga juga mematuhi peraturan.

Cara Melindungi Data Kandidat

Privasi data merupakan aspek penting dalam kepatuhan rekrutmen. Melindungi data kandidat memerlukan beberapa langkah:

1. Penyimpanan Data yang Aman

Simpan data kandidat dengan aman menggunakan basis data yang dilindungi kata sandi dan file yang dienkripsi. Batasi akses ke personel yang berwenang.

2. Gunakan Saluran Komunikasi yang Aman

Berkomunikasi dengan pelamar kerja dan penyedia layanan pihak ketiga melalui saluran yang aman seperti email terenkripsi dan sistem perpesanan.

3. Mematuhi CCPA dan GDPR

Pastikan kepatuhan terhadap Undang-Undang Privasi Konsumen California (CCPA) dan Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) jika memproses data pribadi di AS atau UE. Dapatkan persetujuan eksplisit dari pelamar, berikan akses data, dan penuhi persyaratan hukum lainnya.

4. Melakukan Pemeriksaan Latar Belakang Secara Legal

Melakukan pemeriksaan latar belakang sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku, seperti FCRA di AS. Memberitahukan kepada pelamar mengenai pemeriksaan latar belakang dan mengizinkan mereka untuk menyanggah ketidakakuratan.

5. Melatih Karyawan

Latihlah staf Anda mengenai kebijakan dan prosedur perlindungan data, dengan menekankan pentingnya menjaga data kandidat selama proses rekrutmen.

6. Pantau Pelanggaran Data

Awasi pelanggaran data dan siapkan prosedur untuk mengatasinya dengan segera. Hal ini termasuk segera memberi tahu pelamar kerja dan pihak berwenang terkait tentang pelanggaran apa pun.

7. Mengintegrasikan Data dengan Hati-hati

Saat mengintegrasikan data kandidat ke dalam sistem lain, pastikan data tersebut terlindungi setiap saat dan batasi akses hanya untuk personel yang berwenang.

Aniday: Kepatuhan Rekrutmen pada tahun 2023

Kepatuhan perekrutan bukanlah sebuah pilihan, melainkan sebuah keharusan di tahun 2023. Mematuhi standar hukum dan etika dalam proses perekrutan sangat penting untuk menghindari konsekuensi hukum, melindungi data kandidat, dan membangun reputasi yang positif. Dengan memahami undang-undang kepatuhan utama dan praktik terbaik serta menerapkan prosedur penanganan data yang aman, organisasi dapat menarik talenta terbaik sambil tetap beroperasi dalam batas-batas hukum. 

Aniday percaya bahwa di dunia di mana transparansi, keadilan, dan privasi sangat dihargai, kepatuhan perekrut adalah fondasi untuk perekrutan yang sukses, etis, dan efektif pada tahun 2023 dan seterusnya.