Apa yang Harus Ditanyakan Saat Memeriksa Referensi

02/01/2024 01.33 PM

Mempekerjakan kandidat yang tepat sangat penting, untuk memastikan kualifikasi, pengalaman, dan kecocokan budaya. Pemeriksaan referensi memberikan wawasan tentang kinerja, etos kerja, dan karakter. Dalam panduan ini, Aniday akan mengeksplorasi "apa yang harus ditanyakan ketika memeriksa referensi?", kapan dan mengapa melakukan pemeriksaan referensi, metode yang efektif, dan pertanyaan-pertanyaan kunci.

Apa yang dimaksud dengan Pemeriksaan Referensi?

Pemeriksaan referensi melibatkan menghubungi individu-individu yang pernah bekerja dengan kandidat, seperti mantan atasan, kolega, atau klien, untuk menilai latar belakang profesional dan kecocokan kandidat. Biasanya, ini mencakup serangkaian pertanyaan untuk memahami riwayat kerja, keterampilan, dan perilaku kandidat dalam peran sebelumnya.

1. Kapan Anda harus melakukan pemeriksaan referensi?

Pemeriksaan referensi dilakukan ketika pemberi kerja mencari informasi lebih lanjut tentang kandidat sebelum membuat penawaran. Ini melibatkan pembicaraan dengan manajer saat ini atau mantan manajer, rekan kerja, dan mungkin juga termasuk surat rekomendasi, sampel pekerjaan, verifikasi keterampilan, dan konfirmasi latar belakang pendidikan.

2. Mengapa Anda harus melakukan pemeriksaan referensi?

Melakukan pemeriksaan referensi menawarkan beberapa manfaat penting untuk proses rekrutmen Anda:

Verifikasi: Pemeriksaan referensi membantu memverifikasi keakuratan informasi yang diberikan oleh kandidat di resume dan selama wawancara, seperti jabatan, tanggal kerja, dan tanggung jawab utama.
Evaluasi Kinerja: Referensi dapat memberikan wawasan tentang kinerja kandidat di masa lalu, termasuk kekuatan dan area yang perlu ditingkatkan.
Kecocokan Budaya: Anda bisa mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai seberapa baik kandidat akan cocok dengan budaya dan lingkungan kerja organisasi Anda.
Bendera Merah: Pemeriksaan referensi dapat menemukan tanda bahaya, seperti masalah perilaku, masalah etika, atau potensi konflik kepentingan.
Perlindungan Hukum: Melakukan pemeriksaan referensi dapat membantu Anda menghindari mempekerjakan individu dengan riwayat pelanggaran atau perilaku tidak etis, yang dapat menyebabkan masalah hukum bagi organisasi Anda.

3. Bagaimana Anda Melakukan Pemeriksaan Referensi?

Melakukan pemeriksaan referensi yang efektif membutuhkan pendekatan yang terstruktur. Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah tentang cara melakukan pemeriksaan referensi:

Langkah 1: Meminta Izin

Sebelum menghubungi referensi, dapatkan izin tertulis atau lisan dari kandidat untuk menghubungi referensi mereka. Ini adalah kesopanan profesional dan persyaratan hukum di banyak tempat.

Langkah 2: Kumpulkan Informasi Referensi

Kumpulkan informasi kontak dari referensi kandidat. Pastikan Anda memiliki nama, nomor telepon, alamat email, dan sifat hubungan referensi dengan kandidat (misalnya, mantan atasan, kolega, klien) yang benar.

Langkah 3: Menghubungi Referensi

Hubungi referensi melalui email atau telepon untuk menjadwalkan waktu yang tepat untuk pemeriksaan referensi. Nyatakan dengan jelas tujuan panggilan dan perkiraan durasi.

Langkah 4: Siapkan Pertanyaan Anda

Buatlah daftar pertanyaan terbuka yang akan membantu Anda mengumpulkan informasi yang relevan tentang kandidat. Kami akan memberikan daftar 20 pertanyaan pemeriksaan referensi terbaik di bagian akhir panduan ini.

Langkah 5: Lakukan Pemeriksaan Referensi

Selama pemeriksaan referensi, ajukan pertanyaan-pertanyaan yang telah Anda siapkan dan buatlah catatan yang mendetail. Perhatikan nada bicara referensi, karena ini bisa mengungkapkan wawasan berharga di luar kata-kata yang diucapkan.

Langkah 6: Menilai Umpan Balik

Setelah menyelesaikan pemeriksaan referensi, tinjau kembali informasi yang telah Anda kumpulkan dan gunakan untuk membuat keputusan perekrutan. Bandingkan umpan balik dari beberapa referensi untuk membentuk pemahaman yang menyeluruh tentang kandidat.

Sekarang, mari kita bahas 20 pertanyaan pemeriksaan referensi terbaik yang akan membantu Anda melakukan pemeriksaan referensi yang menyeluruh dan mendalam.

20 Pertanyaan Pemeriksaan Referensi Terbaik

Dapatkah Anda mengonfirmasi riwayat pekerjaan kandidat, termasuk tanggal kerja, jabatan, dan peran yang mereka pegang selama masa kerja mereka?
Apa tanggung jawab dan tugas utama kandidat di posisi sebelumnya?
Bagaimana kinerja kandidat dalam perannya? Apa saja pencapaian utama dan area yang perlu ditingkatkan?
Dapatkah Anda menggambarkan etos kerja dan ketepatan waktu kandidat?
Bagaimana kandidat berinteraksi dengan rekan kerja dan atasan? Apakah mereka bekerja dengan baik dalam tim, berkomunikasi secara efektif, dan menyelesaikan konflik secara profesional?
Apakah kandidat menunjukkan kemampuan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang kuat? Dapatkah Anda memberikan contoh spesifik?
Bagaimana kandidat menangani tantangan dan situasi tekanan tinggi dalam pekerjaan sebelumnya?
Apakah ada contoh penting dari kandidat yang melakukan lebih dari yang seharusnya dalam perannya atau menunjukkan dedikasi yang luar biasa?
Dapatkah Anda mengomentari tingkat profesionalisme kandidat, termasuk pakaian, sikap, dan rasa hormat mereka terhadap kebijakan perusahaan?
Apakah kandidat membutuhkan banyak pengawasan, atau apakah mereka dapat bekerja secara mandiri dan mengambil inisiatif?
Bagaimana Anda menilai keterampilan dan kualifikasi teknis atau pekerjaan spesifik kandidat?
Apakah kandidat memenuhi tenggat waktu secara konsisten dan memberikan pekerjaan yang berkualitas?
Apa alasan kandidat keluar dari organisasi Anda, dan apakah Anda akan mempekerjakan mereka kembali jika diberi kesempatan?
Dapatkah Anda membagikan area mana saja yang dapat ditingkatkan atau dikembangkan oleh kandidat secara profesional?
Apakah kandidat bekerja dengan baik di bawah nilai-nilai dan budaya organisasi?
Bagaimana cara kandidat menangani umpan balik dan kritik yang membangun?
Dapatkah Anda mendiskusikan keterampilan interpersonal kandidat, termasuk kemampuan mereka untuk membangun hubungan dengan klien atau pelanggan?
Apakah ada contoh masalah terkait etika atau integritas selama kandidat bekerja di organisasi Anda?
Dapatkah Anda menjelaskan proyek atau inisiatif besar apa pun yang pernah diikuti oleh kandidat, dan kontribusinya terhadap kesuksesan proyek tersebut?
Apakah ada hal lain yang Anda yakini penting untuk kami ketahui tentang kandidat dalam konteks peran potensial mereka di organisasi kami?

10 Tips untuk Memeriksa Referensi

Selain pertanyaan-pertanyaan yang Anda ajukan selama pemeriksaan referensi, berikut adalah beberapa tips berharga untuk memastikan proses ini berjalan seefektif mungkin:

1. Beri tahu Kandidat Sebelum Anda Memeriksa Referensi

Beritahukan kandidat di awal proses rekrutmen bahwa Anda akan melakukan pemeriksaan referensi. Hal ini akan mendorong mereka untuk jujur dan akurat dalam lamaran dan wawancara.

2. Jangan Mendelegasikan Pemeriksaan Referensi kepada Orang Lain

Sebagai manajer perekrutan atau perekrut, Anda harus melakukan pemeriksaan referensi secara pribadi. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengajukan pertanyaan lanjutan dan mengumpulkan informasi berharga secara langsung.

3. Pastikan dan Buatlah Catatan Detail

Catatan rinci membantu Anda mengingat hal-hal spesifik dari pemeriksaan referensi. Informasi ini dapat berguna saat membandingkan kandidat dan membuat keputusan akhir.

4. Lakukan Pemeriksaan Referensi melalui Telepon

Panggilan telepon umumnya lebih efektif daripada pemeriksaan referensi tertulis. Telepon memungkinkan percakapan secara langsung, yang dapat mengungkap nuansa yang mungkin terlewatkan oleh jawaban tertulis.

5. Mulailah dengan Pertanyaan yang Mudah

Mulailah pemeriksaan referensi dengan pertanyaan-pertanyaan yang mudah, seperti memverifikasi tanggal kerja dan jabatan. Hal ini akan membantu membangun hubungan baik dan secara bertahap akan memudahkan Anda untuk melakukan pertanyaan yang lebih mendalam.

6. Verifikasi Tanggal Kerja

Memastikan tanggal kerja sangat penting untuk memastikan keakuratan riwayat kerja kandidat. Hal ini juga membantu mengidentifikasi potensi ketidaksesuaian resume.

7. Tinjau Konten/Postingan Media Sosial

Meskipun bukan pengganti pemeriksaan referensi, meninjau profil media sosial kandidat dapat memberikan wawasan tambahan tentang perilaku dan karakter mereka. Pastikan untuk menghormati hukum dan peraturan privasi saat melakukan ini.

8. Jangan Ajukan Pertanyaan Tertutup

Pertanyaan terbuka mendorong referensi untuk memberikan jawaban yang lebih detail dan jujur. Hindari pertanyaan yang dapat dijawab dengan kata "ya" atau "tidak".

9. Yakinkan Referensi akan Kerahasiaan

Beri tahu referensi bahwa informasi yang mereka berikan akan dijaga kerahasiaannya dan hanya digunakan untuk mengevaluasi kandidat. Hal ini dapat mendorong tanggapan yang lebih jujur.

10. Waspada terhadap Referensi Palsu

Terkadang, kandidat dapat memberikan referensi palsu. Verifikasi keaslian referensi dengan mengonfirmasi identitas dan organisasi mereka. Jika ada sesuatu yang tidak beres, selidiki lebih lanjut.

Kesimpulan

Melakukan pemeriksaan referensi sangat penting untuk keputusan perekrutan yang tepat, mengurangi kesalahan yang merugikan. Mengikuti praktik terbaik dan mengajukan pertanyaan yang tepat akan memberikan wawasan tentang kualifikasi dan karakter kandidat. Aniday berharap artikel ini memberikan Anda jawaban atas pertanyaan "apa yang harus ditanyakan saat memeriksa referensi?". Hal ini akan menguntungkan organisasi dan memungkinkan kandidat untuk menunjukkan profesionalisme dan kecocokan mereka untuk peran tersebut.