Apa Itu Komunikasi Asinkron & Bagaimana Anda Menggunakannya?

Di tempat kerja modern, diskusi tatap muka tradisional di meja rekan kerja Anda sudah jarang dilakukan. Sebaliknya, Anda mungkin akan mendengar permintaan seperti, "Bisakah Anda mengirimi saya rinciannya melalui email? Saya sedang sibuk." Pergeseran ke arah komunikasi non-real-time ini sedang meningkat, mendukung pekerjaan jarak jauh dan jadwal yang fleksibel.

Meskipun Anda bekerja di kantor, rutinitas Anda yang padat sering kali berbenturan dengan ketersediaan kolega Anda. Itulah mengapa komunikasi asinkron semakin populer sebagai metode interaksi di tempat kerja yang disukai. Dalam artikel ini, Aniday akan mendefinisikan komunikasi asinkron, membandingkannya dengan komunikasi sinkron, dan memberikan contoh praktis untuk penerapannya di ruang kerja Anda.

Definisi Komunikasi Asinkron

Komunikasi asinkron melibatkan jeda waktu antara berbagi informasi dan menerima tanggapan. Komunikasi ini tidak terjadi secara real-time seperti panggilan telepon, rapat tatap muka, atau konferensi video langsung. Misalnya, saat rekan kerja Anda sibuk dan tidak bisa mengobrol secara langsung, dia memilih metode asinkron seperti Slack atau email untuk memproses dan merespons informasi Anda sesuai keinginannya.

Untuk memahaminya dengan lebih baik, mari kita bandingkan komunikasi asinkron dengan komunikasi sinkron.

Mengapa Menggunakan Komunikasi Asinkron?

Sebuah penelitian Stanford terhadap 16.000 karyawan menunjukkan bahwa pekerja jarak jauh 13% lebih produktif. Dalam kasus lain, pergeseran perusahaan ke pekerjaan jarak jauh menambah nilai tahunan sebesar $1,3 miliar.

Dengan komunikasi asinkron, Anda mengucapkan selamat tinggal pada jam-jam sibuk, politik kantor, dan kebutuhan akan kehadiran fisik. Kendali baru atas hari Anda ini memungkinkan lebih banyak waktu untuk keluarga dan hobi.

Meskipun kemandirian lokasi berkontribusi pada kebahagiaan pekerja jarak jauh, komunikasi asinkron juga sama pentingnya. Dalam pengaturan jarak jauh yang sepenuhnya asinkron, Anda memilih kapan memulai hari Anda dan bagaimana mengelola kotak masuk Anda. Tekanan untuk segera merespons segera hilang, memberikan awal yang santai untuk memulai hari kerja Anda.

Banyak perusahaan menyadari bahwa kerja jarak jauh adalah masa depan, namun masih kesulitan untuk melepaskan kendali kepada karyawan dan mengadopsi komunikasi asinkron. Manfaatnya meliputi tenaga kerja yang lebih bahagia, biaya yang lebih rendah, dan akses ke talenta terbaik di seluruh dunia.

Komunikasi Sinkron vs Komunikasi Asinkron

Untuk memahami komunikasi asinkron dengan lebih baik, mari kita bandingkan dengan komunikasi sinkron:

1. Komunikasi Sinkron

• Terjadi secara real-time.
• Mengharuskan peserta untuk hadir secara bersamaan.

Contohnya adalah panggilan telepon, konferensi video, dan percakapan tatap muka.

Efektif untuk pengambilan keputusan yang cepat dan umpan balik langsung.

2. Komunikasi Asinkron

• Terjadi pada waktu yang berbeda.
• Peserta tidak perlu hadir secara bersamaan.

Contohnya adalah email, pesan teks, dan papan pesan.

Memberikan fleksibilitas, memungkinkan peserta untuk merespons ketika sesuai dengan jadwal mereka.

Meskipun komunikasi sinkron sangat penting untuk situasi tertentu, seperti hal-hal yang mendesak atau sesi curah pendapat, komunikasi asinkron menawarkan manfaat seperti mengurangi gangguan, mengakomodasi zona waktu yang berbeda, dan mendukung tanggapan yang bijaksana.

Contoh Komunikasi Asinkron

Komunikasi asinkron memiliki banyak bentuk. Kami telah menyebutkan dua di antaranya: email dan Slack (atau alternatif seperti Chanty atau Glip). Pembaruan dan komentar di wiki internal atau papan pesan bersama juga termasuk dalam komunikasi asinkron.

Anda juga dapat menggunakan alat bantu video asinkron, seperti Loom atau Soapbox, untuk tim jarak jauh atau tim yang terdistribusi secara global. Alat-alat ini memungkinkan Anda untuk merekam pesan untuk dilihat oleh kolega Anda pada waktu yang tepat, dan menawarkan beberapa keuntungan. Alat ini menghilangkan kebutuhan untuk mengoordinasikan waktu rapat di zona waktu yang berbeda. Anda dapat merencanakan dan mempresentasikan pesan Anda secara efektif, bahkan dengan menggunakan alat bantu visual. Selain itu, ini memastikan pesan Anda tepat sasaran tanpa gangguan atau kelalaian yang mungkin terjadi dalam rapat langsung.

Selain itu, fitur ini memberikan ruang bagi tim Anda untuk menyerap informasi dengan kecepatan mereka sendiri dan mengunjunginya kembali jika diperlukan, terutama ketika berhadapan dengan topik yang kompleks.

Alat Komunikasi Asinkron

Ada beberapa jenis alat komunikasi asinkron yang perlu Anda ketahui:

1. Google Drive

Google Drive adalah platform kolaborasi dokumen berbasis cloud yang memungkinkan banyak pengguna untuk mengerjakan dokumen, spreadsheet, presentasi, dan banyak lagi. Pengguna bisa mengakses, mengedit, dan mengomentari dokumen secara asinkron. Alat ini sangat berguna bagi tim yang mengerjakan proyek, laporan, atau pekerjaan kolaboratif apa pun yang tidak memerlukan interaksi waktu nyata.

2. Slack

Platform perpesanan populer untuk tim yang mendukung komunikasi real-time dan asinkron, menawarkan percakapan berbasis saluran dan fitur kolaborasi.

3. Loom

Loom adalah platform perpesanan video yang memungkinkan pengguna untuk merekam dan berbagi pesan video dengan tim atau kolega mereka. Hal ini sangat berguna untuk komunikasi asinkron ketika menjelaskan topik yang rumit, berbagi informasi terbaru, atau memberikan umpan balik. Penerima dapat melihat video sesuai keinginan mereka.

4. Tettra

Tettra adalah alat manajemen pengetahuan yang membantu tim membuat, mengatur, dan berbagi dokumentasi. Alat ini memfasilitasi komunikasi asinkron dengan memungkinkan anggota tim mendokumentasikan proses, panduan, dan informasi proyek. Hal ini memudahkan anggota tim untuk mengakses informasi penting tanpa harus mengajukan pertanyaan berulang-ulang.

5. Slab

Slab adalah platform manajemen pengetahuan dan kolaborasi lain yang menekankan komunikasi asinkron. Pengguna dapat membuat dan mengedit dokumen secara kolaboratif sambil memungkinkan anggota tim mengakses informasi dan berkontribusi sesuai kebutuhan, meskipun mereka berada di zona waktu yang berbeda.

6. Asana

Asana adalah alat manajemen proyek dan pelacakan tugas yang mendukung komunikasi asinkron dengan memungkinkan anggota tim untuk memberikan tugas, menetapkan tanggal jatuh tempo, dan berkomunikasi tentang proyek. Meskipun memiliki fitur waktu nyata, sistem penugasan tugas dan komentarnya sangat cocok untuk kolaborasi asinkron.

7. Twist

Twist adalah aplikasi perpesanan yang dirancang untuk komunikasi tim asinkron. Aplikasi ini mengatur percakapan ke dalam utas, membuatnya lebih mudah untuk diikuti dan terlibat dalam diskusi ketika Anda merasa nyaman. Twist memprioritaskan tanggapan yang bijaksana daripada tanggapan yang langsung.

Hindari Budaya "Selalu Aktif" dan Kelebihan Kolaborasi

Kelebihan kolaborasi terjadi ketika komunikasi yang berlebihan menghambat produktivitas karyawan. Penyebabnya antara lain karena memprioritaskan komunikasi daripada pekerjaan. Menurut Harvard Business Review, karyawan saat ini menghabiskan 50% lebih banyak waktu untuk berkolaborasi dibandingkan dua dekade lalu. Email, rapat, dan pesan yang berlebihan dapat mengganggu alur kerja, yang berujung pada lembur tanpa kompensasi tambahan.

Masa Depan Kerja Jarak Jauh: Memprioritaskan Efisiensi

Masa depan pekerjaan adalah merangkul keragaman dan distribusi. Perusahaan menemukan bahwa kedekatan fisik tidak lagi penting untuk meraih kesuksesan. Fokusnya bergeser pada hasil dan produktivitas, bukan pada jam kerja.

Menerapkan sistem asinkron memungkinkan akses ke talenta global dan memberikan otonomi kepada tim Anda untuk bekerja saat mereka paling produktif. Hal ini mendorong pekerjaan yang mendalam, kemampuan untuk memutuskan hubungan sesuai kebutuhan, dan kembali terisi ulang.

Kesimpulan

Komunikasi asinkron memungkinkan fleksibilitas dalam hal kapan dan di mana Anda berbagi informasi serta kapan dan bagaimana Anda merespons. Hal ini sangat penting di dunia yang serba cepat ini untuk mencegah kesalahpahaman dan pesan yang hilang.

Aniday percaya bahwa keseimbangan antara komunikasi sinkron dan asinkron adalah kunci untuk kolaborasi yang sukses, yang selaras dengan jadwal dan preferensi kita. Jelajahi alat untuk meningkatkan efisiensi Anda dan merangkul komunikasi asinkron dalam kehidupan pribadi dan profesional Anda.