Apa itu HRIS

Pengantar

Manajemen sumber daya manusia (MSDM) adalah bidang yang terus berkembang, di mana kemajuan teknologi mengubah metode, memicu inovasi yang meningkatkan produktivitas. Di garis depan gerakan transformatif ini adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS).  

Apa itu HRIS? Aniday akan membantu Anda mengetahuinya dari berbagai sisi, dan di mana letaknya dalam gambaran yang lebih besar tentang sistem informasi sumber daya manusia saat ini.

Apa itu HRIS?

HRIS adalah singkatan dari Human Resources Information System. HRIS adalah solusi perangkat lunak mutakhir untuk mengotomatisasi, menstandarisasi, dan merampingkan tugas-tugas yang berhubungan dengan SDM dan manajemen data. HRIS mencakup serangkaian fungsi yang membentang mulai dari pemrosesan penggajian, perekrutan, evaluasi karyawan hingga pencatatan yang cermat.

Fungsi-fungsi Utama HRIS

HRIS melakukan berbagai macam operasi, seperti:

• Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) bertindak sebagai penjaga gerbang data untuk membuat katalog dan mengamankan informasi karyawan yang sensitif. Kapan pun Anda perlu mengakses detail pribadi, riwayat pekerjaan, dan evaluasi kinerja, Anda dapat dengan mudah masuk ke sistem dan melihat semua yang Anda butuhkan di satu tempat.  
• Kepatuhan terhadap Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR). HRIS memastikan bahwa informasi pribadi ditangani secara sah dan aman. HRIS memastikan kepatuhan hukum terhadap undang-undang ketenagakerjaan untuk membantu para profesional HR dan pemilik perusahaan mengelola persetujuan dan privasi data secara efisien.
• HRIS juga meningkatkan efisiensi dengan mengotomatisasi proses HR dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas manual dan dokumen. Hasilnya, departemen sumber daya manusia menjadi jauh lebih produktif dan menghemat banyak waktu.
• HRIS memfasilitasi perekrutan dari lowongan pekerjaan, melacak informasi pelamar, dan mengelola proses perekrutan dengan lebih efisien. Ucapkan selamat tinggal pada beban administratif! 
• Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) sering kali menyertakan portal swalayan, sehingga memberi karyawan wewenang yang lebih besar. Beban administratif di departemen SDM sangat berkurang ketika pekerja memiliki akses ke data mereka sendiri dan dapat membuat perubahan atau permintaan cuti melalui portal ini.

Manfaat HRIS

Implementasi HRIS memberikan banyak sekali manfaat:

• Efisiensi: Otomatisasi HRIS membebaskan sumber daya sehingga Anda dapat fokus pada fungsi-fungsi bisnis utama.
• Akurasi Data: Penyimpanan data terpusat memastikan akurasi dan meminimalkan kesalahan, sehingga meningkatkan keandalan data.
• Kepatuhan: Sistem HRIS adalah sekutu setia dalam upaya kepatuhan, membantu kepatuhan terhadap hukum dan peraturan terkait SDM.
• Penghematan Biaya: Sebagai hasil dari peningkatan produktivitas dan berkurangnya birokrasi, bisnis dapat menghemat banyak uang dengan beralih ke sistem HRIS.
• Keamanan Data: Sistem HRIS memiliki perlindungan built-in yang tidak dapat ditembus terhadap pelanggaran data dan akses yang tidak sah.

HRIS vs HRMS vs HCM - Apa Saja Perbedaannya?

Sangat mudah untuk tersesat dalam perbedaan antara sistem informasi sumber daya manusia (HRIS), sistem manajemen sumber daya manusia (HRMS), dan manajemen sumber daya manusia (HCM). Perbedaannya adalah sebagai berikut:

• HRIS: Sistem Informasi Sumber Daya Manusia; awalnya berarti pencatatan karyawan yang sederhana, namun telah diperluas hingga mencakup hal-hal seperti akuisisi talenta, rekrutmen, dan manajemen data yang berkelanjutan.
• Istilah "HRMS" sering digunakan secara bergantian dengan "HRIS", namun HRMS lebih luas mencakup perangkat lunak yang lebih canggih dan proses SDM otomatis. Penggajian dan pelacakan waktu dan upaya adalah dua contoh dari apa yang ditawarkan HRIS kontemporer.
• Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) adalah istilah umum untuk semua proses SDM yang berbasis data dan strategis, seperti manajemen kinerja, perencanaan suksesi, dan perencanaan kompensasi. Seluruh masalah SDM ditangani.

Apa yang dimaksud dengan Sistem HRIS? Dua Pilar

Ada dua komponen utama dari HRIS:

• Desain Organisasi: HRIS menetapkan akuntabilitas dan konsistensi operasional melalui definisi peran, fungsi, dan hirarki pelaporan dalam desain organisasi. Memposisikan talenta secara strategis membantu mencapai tujuan organisasi.
• Manajemen Data Karyawan: Seperti CRM, HRIS memberi Anda pandangan menyeluruh tentang setiap karyawan untuk merencanakan masa depan mereka dengan lebih baik dan meningkatkan kinerja mereka dalam peran mereka saat ini. Sistem ini memungkinkan pencatatan yang terstandardisasi dan otomatis, yang meningkatkan produktivitas dan kepuasan.

Fitur, Fungsi, dan Pengguna HRIS

Perekrutan, penggajian, kebijakan SDM, dan cuti hanyalah beberapa dari sekian banyak kegunaan HRIS. Prosedur sumber daya manusia disederhanakan dan produktivitas meningkat. Meskipun semua karyawan menggunakan HRIS, administrator HR, ahli penggajian, ahli manajemen talenta, dan perekrut adalah pengguna utama HRIS.

Tantangan Sistem Sumber Daya Manusia

Tantangan HRIS yang umum meliputi:

• Perlindungan informasi pribadi sangat penting, terutama di dunia yang saling terhubung saat ini.
• HRIS harus sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang terus berubah, yang mengharuskan pembaruan rutin.
• Gangguan terhadap Model Bisnis: Di era inovasi yang terus menerus, mungkin sulit bagi bisnis untuk mengikuti perkembangan HRIS dan memilih sistem yang sesuai.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa Manfaat Memindahkan HRIS ke Cloud?

Migrasi HRIS ke cloud menawarkan manfaat seperti skalabilitas, pengendalian biaya, akses cepat ke inovasi, dan banyak lagi.

Pertimbangan Utama dalam Memilih HRIS Terbaik

Dukungan penuh untuk manajemen SDM dan integrasi dengan fungsi keuangan merupakan bagian integral dari bisnis Anda. Terlepas dari bagaimana sistem Anda disesuaikan, Anda harus memastikan fitur-fitur ini terstandardisasi di seluruh departemen.

Kata-kata Perpisahan: Masa Depan HRIS

Seiring dengan perkembangan AI dan robotika, HRIS yang sebelumnya hanya sebuah sistem manajemen data akan berevolusi menjadi sumber daya yang berguna bagi karyawan. Intuitif akan meningkat karena AI dan pembelajaran mesin digunakan untuk memberikan solusi individual dan merampingkan tugas-tugas administratif. Mengadopsi teknologi baru akan mengarah pada tempat kerja yang lebih kolaboratif di mana manusia dan mesin bekerja sama untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

Sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) berkembang menjadi sumber daya yang tidak hanya mengelola data, tetapi juga meningkatkan elemen manusia dalam pekerjaan, yang mengarah ke tempat kerja yang lebih bermanfaat dan memuaskan