10 tips untuk mengirimkan surat penolakan setelah wawancara

Dalam proses perekrutan, penolakan adalah hal yang tidak bisa dihindari. Setelah melakukan wawancara dengan para pelamar, penting bagi perusahaan untuk memberikan umpan balik dan penutupan, meskipun berita yang diberikan bukanlah yang diharapkan oleh para pelamar. Cara organisasi menangani penolakan dapat sangat mempengaruhi merek dan reputasi mereka sebagai pengusaha. Dengan humanisasi surat penolakan, perusahaan dapat menunjukkan empati, menjaga hubungan positif dengan para pelamar, dan mungkin membuka pintu untuk peluang di masa depan. Dalam artikel ini, Aniday akan menjelajahi 10 tips untuk humanisasi surat penolakan setelah wawancara.

1. Personalisasi Surat Penolakan

Saat mengirim surat penolakan, penting untuk menghindari respon otomatis generik. Personalisasi menambah sentuhan manusiawi dan menunjukkan kepada para pelamar bahwa waktu dan usaha mereka dihargai. Sapa pelamar dengan nama mereka dan sebutkan detail khusus dari wawancara atau aplikasi mereka. Hal ini menunjukkan bahwa keputusan diambil berdasarkan kualifikasi individu mereka dan bukan sekadar penolakan umum.

2. Ungkapkan Rasa Terima Kasih

Mulailah surat penolakan dengan menyatakan rasa terima kasih atas minat kandidat dalam perusahaan dan waktu yang mereka habiskan untuk proses wawancara. Akui usaha yang mereka lakukan untuk mempersiapkan wawancara dan antusiasme mereka terhadap peran tersebut. Geste ini membantu meredakan dampak penolakan dan menunjukkan bahwa usaha mereka telah diakui.

"Terima kasih atas waktu Anda untuk wawancara kami dan atas minat Anda dalam perusahaan kami. Terima kasih telah mempertimbangkan kesempatan dengan kami."

3. Berikan Feedback yang Konstruktif

Sementara penting untuk memberi tahu berita penolakan dengan cara yang bijaksana, sama pentingnya memberikan umpan balik konstruktif. Umpan balik ini harus berfokus pada area di mana kandidat dapat meningkatkan untuk peluang di masa depan. Berikan wawasan terperinci tentang kelebihan dan kelemahan yang diamati selama wawancara. Umpan balik konstruktif membantu kandidat mengidentifikasi peluang perbaikan dan meningkatkan prospek untuk aplikasi di masa depan.

4. Tawarkan Dorongan

Menerima penolakan bisa membuat hati kandidat terasa hancur. Untuk memberikan nuansa kemanusiaan pada surat penolakan, berikan kata-kata dorongan dan dukungan. Beri tahu kandidat bahwa meskipun keterampilan dan kualifikasi mereka mengesankan, keputusan akan didasarkan pada kebutuhan organisasi saat ini. Dorong mereka untuk mengejar tujuan karir mereka dengan gigih dan pastikan bahwa bakat mereka pasti berharga di tempat lain.

"Meskipun kami tidak dapat menawarkan Anda posisi saat ini, kami terkesan dengan kualifikasi dan keterampilan Anda. Bakat Anda pasti akan berharga di tempat lain, jadi kami mendorong Anda untuk terus mengejar tujuan karir Anda."

5. Pertahankan Nuansa Positif

Ketika merancang surat penolakan, penting untuk mempertahankan nada yang positif dan empatik. Hindari menggunakan bahasa negatif atau terdengar meremehkan. Sebaliknya, fokuskan pada kelebihan kandidat dan kualitas yang mengesankan pewawancara. Nada positif membantu meredakan dampak penolakan dan meninggalkan kesan positif terhadap perusahaan.

6. Tawarkan kesempatan lain

Dalam surat penolakan, pertimbangkan untuk menyediakan sumber daya tambahan yang dapat membantu kandidat dalam pencarian pekerjaan mereka. Ini bisa mencakup merekomendasikan papan pekerjaan yang relevan, asosiasi industri, atau acara jaringan. Dengan menyediakan sumber daya ini, perusahaan menunjukkan bahwa mereka benar-benar peduli dengan perkembangan karier kandidat, meskipun mereka bukan pilihan yang tepat untuk peran saat ini.

7. Sebutkan Peluang di Masa Depan

Meskipun kandidat mungkin bukan pilihan yang tepat untuk posisi saat ini, mungkin ada peluang di masa depan dalam organisasi. Sebutkan kemungkinan ini dalam surat penolakan untuk tetap membuka pintu bagi kolaborasi potensial di masa depan. Ini tidak hanya menunjukkan penghargaan terhadap keterampilan kandidat, tetapi juga menunjukkan komitmen jangka panjang untuk membangun hubungan dalam industri.

8. Berikan Informasi Kontak

Untuk lebih mendekatkan surat penolakan, berikan informasi kontak untuk perwakilan perusahaan yang bertanggung jawab atas proses perekrutan. Ini memungkinkan kandidat menghubungi dengan pertanyaan atau meminta umpan balik lebih lanjut. Dengan menjaga saluran komunikasi terbuka, perusahaan menunjukkan bahwa mereka menghargai masukan kandidat dan bersedia memberikan dukungan tambahan.

9. Tinjau dan Edit

Sebelum mengirim surat penolakan, tinjau dan edit untuk kejelasan, nada, dan akurasi. Memastikan bahwa pesan tersebut jelas dan ringkas adalah kunci untuk menghindari kesalahpahaman atau kebingungan. Periksa semua detail, termasuk nama kandidat, posisi yang dilamar, dan umpan balik spesifik yang diberikan. Perhatian terhadap detail dalam surat penolakan menunjukkan profesionalisme dan penghormatan terhadap kandidat.

10. Pengiriman yang Tepat Waktu

Memberikan surat penolakan dengan cepat adalah suatu keharusan. Para kandidat menghargai tanggapan yang cepat, karena ini memungkinkan mereka melanjutkan pencarian pekerjaan dan mempertimbangkan peluang lainnya. Surat penolakan yang terlambat dapat menimbulkan frustrasi dan berdampak negatif pada persepsi kandidat terhadap perusahaan. Upayakan untuk mengirim surat penolakan dalam jangka waktu yang wajar setelah proses wawancara selesai.

Sebagai kesimpulan,

Pembuatan surat penolakan setelah wawancara sangat penting untuk menjaga hubungan positif dengan para kandidat dan mempromosikan merek pengusaha yang kuat. Dengan mempersonalisasi surat, mengungkapkan rasa terima kasih, memberikan umpan balik konstruktif, dan menawarkan dukungan, perusahaan dapat menunjukkan empati dan penghargaan terhadap usaha para kandidat. Menjaga nada positif, menyebutkan peluang di masa depan, dan memberikan informasi kontak lebih lanjut meningkatkan sentuhan manusiawi. Pada akhirnya, memberikan surat penolakan dengan cepat memastikan para kandidat dapat melanjutkan pencarian pekerjaan mereka.

Dengan mengikuti 10 tips ini, perusahaan dapat efektif membuat surat penolakan dan meninggalkan kesan positif yang berkesan pada para kandidat.