10 hal yang menjadi bagian dari program onboarding karyawan
Orientasi karyawan lebih dari sekadar acara hari pertama; ini mencakup perjalanan komprehensif dalam mempersiapkan karyawan baru, mulai dari saat mereka menerima surat penawaran, dan terus berlanjut hingga mereka sepenuhnya siap untuk mengemban tanggung jawab penuh peran mereka. Mari kita cari tahu dalam artikel Aniday ini tentang proses orientasi karyawan dan cari tahu apa saja 10 elemen dari program orientasi karyawan yang unggul.
Apa itu orientasi karyawan dan mengapa itu penting?
Orientasi karyawan mencakup prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengasimilasi karyawan baru ke dalam organisasi. Ini terdiri dari aktivitas yang memungkinkan karyawan baru untuk berpartisipasi dalam proses orientasi awal, sekaligus mendapatkan wawasan tentang struktur, budaya, visi, misi, dan nilai-nilai organisasi.
Pengaruh orientasi tidak hanya terbatas pada hari pertama, namun secara signifikan berdampak pada retensi karyawan, keterlibatan, produktivitas, dan budaya perusahaan secara keseluruhan.
Apa yang Harus Dimasukkan Dalam Program Orientasi Karyawan?
Orientasi karyawan harus mencakup dokumen karyawan baru, orientasi tentang budaya, misi, dan nilai-nilai perusahaan, serta tinjauan peran dan tanggung jawab. Hal ini juga melibatkan pengaturan stasiun kerja, memperkenalkan proses dan anggota tim, dan menyediakan sumber daya penting.
Bagaimana proses orientasi yang efektif dapat menguntungkan bisnis Anda?
Mari temukan beberapa keuntungan dari proses orientasi yang terstruktur dan dipatuhi dengan baik.
Meningkatkan Keterlibatan Karyawan
Keterlibatan karyawan berdampak pada berbagai aspek bisnis, mulai dari keselamatan hingga profitabilitas. Perusahaan dengan tingkat keterlibatan yang tinggi memiliki keuntungan yang berbeda, seperti penurunan insiden keselamatan sebesar 64%, penurunan ketidakhadiran sebesar 81%, dan peningkatan profitabilitas sebesar 23%, menurut Gallup.
Minggu-minggu awal setelah karyawan baru bergabung sangat penting untuk keterlibatan, dan program orientasi yang terstruktur dengan baik dapat menyalurkan antusiasme mereka ke dalam motivasi dan produktivitas.
Peningkatan Retensi Karyawan
Mempekerjakan dan orientasi karyawan baru membutuhkan biaya yang besar, dengan biaya penggantian mencapai hingga 40% dari gaji karyawan. Biaya meningkat ketika karyawan baru berhenti tak lama setelah mulai bekerja, dan beberapa bahkan mungkin tidak hadir di hari pertama.
Orientasi yang efektif dapat meningkatkan retensi karyawan hingga 50% untuk beberapa perusahaan. Untuk mencapai hal ini, orientasi harus dimulai sebelum hari pertama dengan memberikan ekspektasi yang jelas, memperkenalkan kontak-kontak utama, dan mempersiapkan karyawan baru.
Peningkatan Produktivitas
Proses orientasi yang terstruktur menguraikan ekspektasi produktivitas untuk karyawan baru, yang menawarkan beberapa manfaat:
- Menstandarkan pengalaman orientasi untuk setiap peran
- Memandu karyawan baru dalam mencapai kesuksesan dan tetap berada di jalur yang sesuai dengan tujuan orientasi
- Memungkinkan manajer perekrutan untuk menilai kemajuan, memberikan umpan balik dan dukungan yang disesuaikan
- Rencana yang tersusun dengan baik mengurangi ketidakpastian bagi karyawan baru, perekrut, SDM, dan manajer perekrutan, merampingkan aspek administratif orientasi dan memungkinkan karyawan baru untuk berkonsentrasi mempelajari keterampilan yang diperlukan.
- Memperkuat Budaya Perusahaan
- Proses orientasi yang terstandardisasi memastikan sumber daya dan dukungan yang konsisten untuk semua karyawan baru.
- Rencana orientasi menciptakan suasana yang ramah dan dihargai, membantu karyawan baru mengenali kontribusi mereka terhadap tujuan bisnis.
Menumbuhkan rasa memiliki tujuan, transparansi, dan kepercayaan selama orientasi dapat membantu menanamkan nilai-nilai ini ke dalam budaya perusahaan.
Pengalaman Karyawan yang Luar Biasa
Karyawan baru mengharapkan transisi yang lancar dari kandidat menjadi karyawan, dengan orientasi yang tidak terorganisir dapat menghambat produktivitas. Orientasi yang efektif membangun kepercayaan diri, menyiapkan pengalaman karyawan yang luar biasa, dan menunjukkan komitmen terhadap kesuksesan mereka. Meningkatkan proses orientasi adalah investasi dalam perjalanan karyawan.
10 Elemen Program Orientasi Karyawan yang Sukses
Kita akan membahas lebih lanjut di bagian ini elemen-elemen penting untuk membuat program orientasi karyawan yang luar biasa
1. Jelaskan Proses Orientasi
Luangkan waktu untuk meninjau jadwal minggu ini dengan karyawan baru, memastikan mereka memahami dan menjawab setiap pertanyaan. Detail-detail kecil ini dapat sangat memengaruhi pengalaman karyawan baru.
Bantu karyawan baru memahami rutinitas harian, mingguan, dan bulanan perusahaan, sehingga mereka dapat memvisualisasikan pengalaman kerja mereka dan memahami ekspektasi peran mereka dengan lebih baik selama orientasi. Program orientasi yang terencana dengan baik, dengan sesi pelatihan dan panggilan video tim, secara signifikan meningkatkan pengalaman karyawan baru, membuat 90 hari pertama mereka lebih menyenangkan.
2. Menetapkan Program Orientasi
Saat memulai pekerjaan baru, penting bagi karyawan untuk membiasakan diri dengan peran spesifik dan ekspektasi terkait. Untuk memfasilitasi proses ini, pastikan Anda menyediakan dokumen yang relevan, yang mencakup aspek-aspek seperti prosedur orientasi, kebijakan kerja perusahaan, dan informasi terkait lainnya.
Orientasi karyawan memainkan peran penting dalam memberikan kesempatan kepada karyawan baru untuk sukses di perusahaan.
Orientasi karyawan yang terstruktur dengan baik dan informatif sangat diperlukan untuk membekali karyawan dengan panduan yang diperlukan untuk unggul dalam peran baru mereka. Dengan mempromosikan budaya perusahaan dan menjelaskan peran mereka secara spesifik, Anda akan memupuk hubungan yang lebih kuat antara karyawan dan pekerjaan mereka.
3. Tentukan Teman Kerja
Pilihlah seorang rekan kerja untuk menjadi penghubung karyawan baru, yang dapat memberikan mereka ruang yang nyaman untuk bertanya dan menyesuaikan diri dengan budaya perusahaan sesuai dengan kemampuan mereka. Menugaskan seorang teman kerja adalah praktik yang berharga untuk menyambut dan mendukung karyawan baru.
Teman kerja dapat berupa manajer, namun sering kali bekerja lebih baik jika dipilih karyawan yang berada di level yang sama. Pendekatan ini menumbuhkan suasana sosial dan saling mendukung.
4. Melibatkan Manajemen dalam Orientasi
Untuk memastikan proses orientasi yang efektif, penting untuk menunjuk 'manajer orientasi' yang akan mengawasi dan memverifikasi tugas-tugas orientasi karyawan. Manajer ini akan secara teratur meninjau proses orientasi karyawan dan melakukan pemeriksaan rutin atas kemajuan mereka.
Keterlibatan manajerial yang aktif dalam proses orientasi sangatlah penting. Hal ini tidak hanya menyediakan sumber informasi yang dapat diandalkan bagi karyawan, namun juga membagi tanggung jawab orientasi antara karyawan dan manajer. Saluran komunikasi yang konsisten dan dapat diandalkan ini memungkinkan karyawan untuk mengatasi masalah atau tantangan apa pun yang mereka hadapi selama masa awal mereka bekerja di perusahaan.
5. Check-In Reguler
Melampaui minggu pertama dengan menerapkan program orientasi multi-minggu dengan check-in rutin.
Manajer perekrutan harus menjadwalkan check-in pada hari pertama, akhir minggu pertama, dan setiap bulan selama tiga bulan pertama. Pertemuan-pertemuan ini memungkinkan karyawan untuk berbagi kekhawatiran dan wawasan, sehingga meningkatkan pengalaman orientasi.
Pertimbangkan model 30/60/90 hari, yang menyederhanakan proses orientasi dengan tiga pertemuan utama yang berfokus pada tinjauan daftar periksa. Pendekatan ini membantu karyawan bertransisi secara efisien dan menyelaraskannya dengan misi dan budaya perusahaan.
6. Umpan Balik Orientasi
Pemeriksaan rutin juga memberikan kesempatan untuk umpan balik orientasi yang berkelanjutan. Karyawan dapat berbagi pemikiran mereka, baik tentang masalah pribadi atau perjalanan orientasi mereka, menawarkan perspektif baru tentang operasi perusahaan.
Mengumpulkan umpan balik langsung dari karyawan sangat penting untuk penilaian otentik dari proses orientasi. Hal ini membantu mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan mencegah masalah yang berulang, yang pada akhirnya mengarah pada proses orientasi yang lebih efektif dan meningkatkan keterlibatan karyawan.
7. Hal-hal Penting dalam Orientasi Jarak Jauh
Pergeseran ke pekerjaan jarak jauh menimbulkan tantangan unik untuk proses orientasi. Kesepian adalah masalah yang umum terjadi, dan karyawan baru yang bekerja jarak jauh sering kali kesulitan untuk terhubung dengan rekan kerja yang belum pernah mereka temui secara langsung.
Untuk mengatasinya, para profesional HR menjadi kreatif. Mereka menekankan upaya pembangunan tim yang disengaja, termasuk pengumuman di seluruh perusahaan untuk karyawan baru, profil media sosial internal, dan pertemuan icebreaker serta makan siang bersama secara virtual selama minggu pelatihan. Inisiatif-inisiatif ini mendorong waktu yang lebih cepat untuk produktivitas dan kolaborasi yang lebih kuat.
8. Bagikan Buku Panduan Karyawan
Buku panduan karyawan yang dibuat dengan baik sangat berharga bagi karyawan baru untuk menavigasi praktik sehari-hari dan mengakses sumber daya penting. Buku ini memberikan informasi penting tentang kondisi kerja, detail perusahaan, dan mendorong pemahaman yang lebih baik tentang misi organisasi.
Buku panduan ini berfungsi sebagai sumber daya yang komprehensif dalam 90 hari pertama, yang tidak hanya mencakup orientasi tetapi juga kebijakan perusahaan, kiat-kiat komunikasi, dan banyak lagi.
9. Mendorong Pertumbuhan Pribadi
Sejak hari pertama, tanamkan budaya pengembangan pribadi yang aktif pada karyawan baru. Dorong mereka untuk terlibat dalam rencana pembelajaran dan pengembangan mereka, dengan menetapkan suasana kerja sebagai perjalanan peningkatan diri dan peningkatan organisasi secara keseluruhan.
Soroti pentingnya pengembangan karier, dengan menekankan dampak positif bagi individu dan organisasi. Orientasi karyawan jarak jauh yang efektif tidak hanya bertujuan untuk memfasilitasi transisi yang lancar, tetapi juga untuk menginspirasi karyawan agar lebih unggul dalam peran mereka dan memperluas keterampilan profesional mereka.
10. Tempat dan Alat Kerja
Pastikan karyawan baru Anda merasakan rasa memiliki sejak hari pertama, dan bantu mereka menavigasi tempat kerja dan mengakses alat bantu yang diperlukan. Pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak pencatat waktu untuk melacak jam kerja secara akurat, yang menawarkan fitur-fitur seperti geofencing dan laporan penggajian untuk meningkatkan produktivitas.
Selain itu, perangkat lunak manajemen proyek SDM menyederhanakan proses orientasi, membantu memahami peran dan tanggung jawab karyawan baru, serta memastikan kesejahteraan mereka. Pilihlah alat dan penyedia dengan bijak, bandingkan fitur, manfaat, harga, dukungan pelanggan, dan kredensial untuk memberikan kesan pertama yang positif pada karyawan baru.
Kesimpulan
Efektivitas strategi rekrutmen Anda bergantung pada kemampuan perusahaan untuk membuat program orientasi karyawan yang personal dan tulus. Melalui orientasi, karyawan baru akan menerima pengalaman yang selaras dengan kebutuhan perusahaan dan kebutuhan individu. Aniday berharap Anda dapat membuat program yang luar biasa setelah meninjau 10 elemen program orientasi karyawan yang unggul. Semoga berhasil!
